Maintenir, former, et optimiser

Nous vous accompagnons dans le choix de vos solutions d'impression, scanners, télécopie, en dressant avec vous un bilan complet de vos besoins et en analysant les coûts de revient.

Nous assurons l'installation et la formation de votre personnel à la solution adoptée.

Nous mettons en place un contrat de coût à la copie ainsi que des solutions de télérelève de vos consommations afin d'assurer une alerte sur la livraison automatique des toners et ainsi éviter les ruptures.

Nous assurons un audit permanent sur le fonctionnement de vos systèmes d'impression afin d'optimiser l'utilisation de chaque machine.

 

Dématérialiser vos documents, les classer, les rechercher

Nous vous proposons différentes solutions de dématérialisation de vos documents suivant vos besoins et vos contraintes.

 

La gestion électronique de documents, ou GED, ne peut guère s'appliquer à des documents papier. Pour pouvoir gérer ces documents, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique.

Principe : Transférer un document vers le support informatique

« Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères.


Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori :

On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. L'étape de numérisation n'est pas nécessaire. Il faut cependant mener toutes les étapes ultérieures.
La dématérialisation a posteriori permet de traiter un document entrant sous forme papier dans l'entreprise. L'étape de numérisation est nécessaire.

 

Enjeux : Economiser les ressources

La dématérialisation est souvent vue comme un moyen d'économiser des ressources. Un document dématérialisé nativement implique des économies sur les coûts liés au papier.

 

Ce constat doit néanmoins être nuancé :

le support électronique réclame lui aussi des ressources : espace de stockage, connexion réseau...,
un document dématérialisé a posteriori existe bien sous forme papier.

 

Faciliter le partage d'informations :

Un document dématérialisé n'est, par définition, pas lié à un support papier. Pas besoin de le photocopier si plusieurs personnes souhaitent y avoir accès en même temps.


Améliorer l'indexation des documents :

Un document électronique peut être traité automatiquement grâce à l'informatique. Cela permet une indexation plus exhaustive qu'une indexation manuelle des documents papier.


Assurer les sauvegardes :

Il arrive qu'un document papier soit détruit ou perdu. Dans le cas d'un document électronique, la copie est pratiquement instantanée et gratuite. Plusieurs sauvegardes d'un même document peuvent donc exister à plusieurs endroits et sur plusieurs supports. Il est plus facile et moins coûteux d'assurer la protection des documents électroniques.


Les différentes étapes :

Numérisation

Si le document n'est pas dématérialisé nativement, la première étape consiste à transférer l'image du document papier vers un fichier. On utilise généralement pour cela un scanner.
Cette image brute est ensuite traitée afin d'en extraire le contenu sous une forme exploitable, en particulier pour l'indexation. On fait appel pour cela aux outils de reconnaissance de documents ou de reconnaissance de caractères.

Archivage

Les documents ainsi numérisés doivent être stockés. Plusieurs problématiques sont liées à l'archivage :

. supports utilisés,
. droits d'accès aux documents,
. classement des documents,
. sauvegardes,
. intégrité des documents au cours du temps,
. législation en vigueur.

Intégration des évolutions

Il convient de définir des procédures pour gérer l'évolution des documents :

. faut-il créer un nouveau document et annuler la validité du précédent ?
. comment alors révoquer un document périmé ?
. faut-il modifier le document lui-même ?
. comment indiquer les modifications ?
. comment répercuter les modifications d'un document à toutes ses copies ?

La multiplication des copies d'un document numérique nécessite de porter une attention toute particulière à ces questions.